实时协作：简化团队工作流程的7大好处

高效协作对于您的业务成功比以往任何时候都更加重要。但让同事有效地合作并不像以前那么简单。混合和远程工作的兴起意味着团队不再局限于在同一实体办公室聚集的小团体，因此适用于面对面协作的方法并不总是适合远程团队在大流行后的世界中释放真正的团队合作的关键是实时作。 

当您想到实时协作时，您可能会想到面对面的会议 - 也许是每周的站立会议、项目规划讨论或头脑风暴会议。所有这些都是老式实时协作的例子：人们聚集在一个房间里交谈。自从转向远程工作以来，许多公司发现，将面对面的头脑风暴会议转移到 Zoom 上很容易，但结果并不一样。

据微软称，从 2020 年初到 2022 年初，每周平均会议次数猛增了 153%。这导致普通人每周花在会议上的时间增加了 252%。尽管有这么多额外的会议时间，30% 的远程工作人员仍然认为协作是一个问题。显然，更多的实时沟通并不一定意味着更多的实时协作。

要获得协作的真正优势，您需要抓住通过使用现代数字平台现在可能实现的广泛机会。不过，在介绍实时协作的好处之前，我们先来谈谈什么是实时协作。

什么是实时协作？

实时协作是指两个或更多同事同时合作以实现同一目标。对于大多数工作历史来说，这通常意味着面对面的会议，可能还包括结构化的互动。然而如今，实时协作可以是任何形式，从跨越三个时区的 40 人视频通话，到两名队友一起在 Google 文档中撰写年度报告。 

无论发生在哪里，实时协作的重要一点是它是同时的和同步的。换句话说，没有停机时间。与向另一个办公室的同事发送电子邮件并等待回复不同，反馈是即时的。

实时协作如何进行？

与不同团队实时协作的最简单方法是召开视频会议。不幸的是，这也是风险最高的实时协作类型之一。 

虽然会议可以成为快速解决问题的强大工具，但它们也有一些常见的缺点：会议时间太长，通常没有组织性，并且让参与者缺乏参与度。更糟糕的是，面对面会议的所有缺点在视频会议中都被放大了——干扰更加普遍，参与者不能按时出现，而虚拟房间意味着邀请列表可能会长得惊人。

将旧的离线协作实践直接映射到在线平台并不是成功的秘诀。正如组织专家 Lynda Gratton 和 Tamara J. Erickson 在《哈佛商业评论》中所说：

“当团队变得更加复杂时，对于都在一个地点并且彼此了解的简单团队来说可能行之有效的做法和结构可能会导致失败……昨天的团队……不需要相同数量的成员、多样性、远程合作或团队现在解决全球业务挑战所需的专业知识。”

因此，如果虚拟会议是一个雷区，那么您如何才能获得与远程团队实时协作的好处呢？幸运的是，并非所有形式的实时协作都像会议一样繁琐。随着工作日程变得更加多样化和分散，生产力软件也发生了变化，以允许更灵活的协作。 

现代工具（例如数字白板和协作文档管理系统不是复制离线实时协作，而是通过充分利用其在线功能来提供协作的所有优势。

工作场所实时协作的示例

从即时消息传递到任务管理平台，当今许多工作场所应用程序都是为实时协作而设置的。我们非常习惯使用它们进行异步协作和会议，因此很容易错过实时工作的机会。

例如，Miro 或 FigJam 等在线白板工具非常适合绘制思维导图并将您的想法发送给同事。但它们也是团体头脑风暴会议的理想工具——每个人都可以一起向黑板上贡献自己的想法，而不是一个人拿着白板笔。有些甚至还集成了视频通话功能，因此您可以在集思广益时看到同事。 

这种增强的交互性使协作比传统会议更具吸引力和满意度。

现代实时协作的另一个常见例子是同事使用 Google Docs 等工具创建文档。同事们无需通过电子邮件或共享云端硬盘相互发送草稿，然后等待编辑回复，而是可以同时协作，提供和接收有关其工作的即时反馈。这种远程协作方式直到最近才出现。 

这只是两个示例，展示了实时协作如何在工作场所中运作，并为您的组织和团队带来一系列好处。

7 个最佳实时协作优势

当有效管理时，现代实时协作涉及可释放新优势的新工作方式。以下是实时协作的七个主要优势。

1. 工作更有效率

同时合作意味着起草和修改之间的停机时间很短。无需向同事寻求反馈，因为你们都在同步工作。 

实时协作最直接的优势是速度。

不过，效率提升并不止于此。由于每个人都使用同一个基于云的文件（无论是 Google Doc、Figma 设计还是其他文件），版本混乱已成为过去。无需向所有相关人员发送副本，或尝试从电子邮件线程中挖掘以前的版本，一切都可以在一个地方获得。修订历史记录等功能可以让您快速轻松地查找以前的版本。

2. 增加参与度

典型的会议形式，无论是现场会议还是在线会议，都需要少数人在规定的时间内轮流发言，展示幻灯片、信息或想法。这限制了只有那些愿意在群体环境中发言的人才能参与，而大多数人充其量只是被动参与者。这是一个严重的问题，因为敬业度越高的团队生产力也越高，盖洛普报告称，高度敬业度团队的生产力提高了 14%，盈利能力提高了 23%。

超越标准视频通话或演示的 实时协作会话为每个人提供了以他们最舒服的方式参与的机会。

无论是通过短信/聊天还是口头评论，使用具有不同选项的工具意味着您更有可能听到团队中每个人的意见。这有助于收集更多不同的观点，而不仅仅是听取最响亮的声音。

3.更多创造力

创意和头脑风暴会议尤其受到前面提到的参与障碍的影响。通常，主持会议的人负责在白板或文档上记录想法。其他人都必须向房间表达他们的想法才能参与。再次，会议的结构可能会抑制（或使其难以）每个人做出贡献。

使用数字白板或 Google 文档，以及可选的语音和视频聊天，让每个人都有机会提出自己的想法。

每个人都可以把自己的想法写下来，而无需向整个团队宣布它的压力。同样的方法可以在所有工作中发挥更多的创造力，因为人们觉得他们不需要准备好一份完成的草稿发送给同事——他们可以简单地用最初的想法开始工作，并在此基础上共同努力。

4. 更强的团队联系

当每个人紧密合作并参与时，他们就会形成更牢固的团队联系。与同事之间可能永远不会直接互动的异步远程工作相比，实时协作可确保每个人都能与团队成员保持联系。 

但仅仅增加更多会议并不是解决方案。事实上，62% 的经理表示，传统会议实际上妨碍了团队的紧密联系。 

现代实时协作以及充分参与的机会是建立更具凝聚力的团队的最佳方式。广泛证明，更和谐的团队可以减少工作场所的压力、减少倦怠和降低员工流动率。高质量的实时互动可以增加人们对彼此的了解，因此同事更容易欣赏和尊重彼此的观点。

5. 更清晰的沟通

同时合作，提供了更多沟通和澄清的机会。80% 的人表示，他们完成工作的能力很大程度上取决于同事的沟通程度。在异步环境中，如果你不理解同事的反馈，你必须询问更多信息并等待回复。更糟糕的是，如果任务很紧急，你就必须猜测它们的含义才能让事情继续进行。 

通过实时协作，误解仍然可能发生，但可以立即消除。 

如果您拥有一支多元化的团队，当您可以看到和听到某人以及阅读他们的消息时，跨文化交流就会变得更加容易。更好、更清晰的沟通可以增强人们对工作场所的信心、与同事的联系感以及工作质量。

6. 更紧密的目标一致

特别是在混合或远程团队中，同事可能很难感觉到他们正在朝着共同的目标努力。孤立的、异步的工作和缺乏吸引力的会议延续了这一趋势。人们对自己的个人工作量感到负责，但要么看不到它如何适合公司更广泛的计划，要么不愿意暂停工作来帮助同事。

实时协作的主要好处之一是它打破了团队成员甚至部门之间的障碍。 

这使得具有不同观点和技能的人们能够实时合作——创造一种共同目标的感觉。同事们可以将任务作为一个整体来参与，了解每个人的贡献，而不是简单地完成任务中自己的部分并将其发送给下一个人。这不仅有助于他们对工作的理解，也增进了职场友情。

7. 更好的工作满意度

虽然工作满意度不是一个独立的优势，但它是所有其他实时协作优势带来的优势。工作更加投入的人离职的可能性较小，56% 的人表示，更有效的工作场所沟通可以提高他们的工作满意度。 

一个高效的工作场所可以为人们提供更多发挥创造力的机会，并形成牢固的团队联系，这是人们乐于参与的工作场所。

但如何将实时协作带入工作场所呢？这不仅仅是使用一种工具来完成工作 - 实时协作需要嵌入到您的所有工具中，从您公司的CMS到您的学习管理系统和客户关系管理平台。

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确保您的团队可以使用有效的实时协作工具的最简单方法，无论他们正在做什么，都是使用内置实时协作功能的富文本编辑器。CKEditor 是一款所见即所得编辑器，专为协作，以及最大限度地发挥我们介绍的协作优势所需的所有额外功能。

CKEditor 的实时协作功能套件提供了熟悉的 GDocs 风格的同步编辑体验。同事可以 通过以下方式参与 并努力实现 共同目标 ：

• 作为一个团队一起编辑同一文档

• 使用评论、提及和跟踪更改进行清晰的沟通

• 使用修订历史记录更有效地查找旧草稿。 

• 通过在您自己的 CMS、公司社交网络或内联网平台内举办协作式头脑风暴会议并使用 CKEditor 的AI 助手让想法流动来激发创造力。

CKEditor 是可定制的，非常适合与现代技术堆栈集成。因此，无论您的使用情况如何，您都可以向您的平台添加实时协作。 

CKEditor 商业许可证让您可以自由地在任何项目中部署编辑器，并让您选择适合您需求的插件，包括评论、跟踪更改和修订历史记录等实时协作功能，以及 GPT 支持的 AI 助手。

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